PROFIL KAMPUNG LITERASI KALIURANG

 

SUSUNAN PENGELOLA

Ketua                                                        : Prita Hendriana Wijayanti, S., Sos.

Sekretaris                                                  : Safira Hini Kamila

Bendahara                                                 : Siti Jamila

Bidang Literasi Baca Tulis                        : Sailah Ar Rizka, S.Pd., M.Si. & Lutfiah Indah   Fardiyatin

Bidang Literasi Numerik                           : Milatuz Zahroh, S.Pd., M.Sc. & Safira Hini Kamila

Bidang Literasi Sains                                 : Sailah Ar Rizka, S.Pd., M.Si. & Nana Warsita

Bidang Literasi Finansial                           : Milatuz Zahroh, S.Pd., M.Sc. & Siti Jamila

Bidang Literasi Digital                               : Yanuaresti K.W., S.S., M.A. & Aisyah Rayya A.

Bidang Literasi Budaya dan Kewargaan    : Yanuaresti K.W., S.S., M.A. & Nur Firosyiah    

 

SOP UMUM

1.  Koordinasi rutin

o    Rapat mingguan internal bidang

o    Rapat koordinasi lintas bidang minimal 1x per bulan

2.  Pelaporan

o    Laporan kegiatan mingguan (internal bidang)

o    Laporan bulanan ke Ketua

3.  Dokumentasi

o    Semua kegiatan wajib terdokumentasi (foto, video, notulensi)

4.  Evaluasi

o    Evaluasi program tiap akhir bulan

5.  Kolaborasi

o    Wajib berkoordinasi dengan bidang lain jika program saling terkait

1.  SOP KETUA

Peran: Penanggung jawab utama operasional

Tugas & Prosedur:

·         Mengkoordinasikan seluruh bidang

·         Menyusun rencana kerja bersama semua bidang

·         Memimpin rapat koordinasi harian dan bulanan

·         Mengawasi pelaksanaan program

·         Mengambil keputusan operasional

·         Mengadakan evaluasi rutin setiap 1 bulan sekali bersama semua bidang

2.  SOP SEKRETARIS

Peran: Administrasi dan dokumentasi

Tugas & Prosedur:

·         Membuat:

1.       Notulen rapat

2.       Surat resmi (undangan, kerja sama, dll)

·         Mengelola arsip dokumen

·         Menyusun laporan kegiatan harian dan bulanan bersama bidang terkait

·         Menyimpan data peserta, relawan, dan mitra 

3.  SOP BENDAHARA

Peran: Pengelolaan keuangan

Tugas & Prosedur:

·         Mencatat semua pemasukan dan pengeluaran

·         Membuat laporan keuangan bulanan

·         Mengelola dana operasional secara transparan

·         Menyediakan dana sesuai kebutuhan program yang disetujui

·         Menyimpan bukti transaksi

4.  SOP BIDANG PENDIDIKAN & PELATIHAN

Bidang ini berfokus pada transfer pengetahuan (kurikulum public speaking, literasi, dll.) dari pemateri kepada target masyarakat.

·  SOP Penyusunan Kurikulum & Modul Pelatihan: Alur penyelarasan materi antara standar The Jannah Institute dengan kebutuhan akademis/kebutuhan masyarakat sasaran.

·  SOP Rekrutmen & Penugasan Pemateri/Trainer: Kriteria pemateri (dosen, praktisi, atau mahasiswa pendamping) dan pembagian jadwal mengajar.

·  SOP Pelaksanaan Kelas (Luring/Daring): Protokol pembukaan kelas, manajemen waktu, metode interaksi, hingga penutupan kelas.

·  SOP Evaluasi & Penilaian Peserta: Mekanisme pre-test dan post-test, penilaian praktik public speaking, serta parameter kelulusan peserta untuk mendapatkan sertifikat.

5.      SOP BIDANG PERPUSTAKAAN / TAMAN BACAAN

·  SOP Pengadaan & Inventarisasi Buku: Pemilahan buku yang akan dibaca, pencatatan katalog, dan pelabelan buku.

·  SOP Pelayanan Sirkulasi (Peminjaman & Pengembalian): Prosedur bagi masyarakat untuk meminjam buku, batas waktu, dan penanganan jika ada buku rusak/hilang.

·  SOP Penataan & Perawatan Ruang Baca: Jadwal pembersihan, kerapian rak buku, dan kenyamanan fasilitas taman bacaan.

6.      SOP BIDANG KEGIATAN & EVENT LITERASI

·  SOP Perencanaan & Konsep Event: Tahapan pembuatan proposal acara, linimasa (timeline), rancangan anggaran biaya (RAB), dan pembagian kerja panitia.

·  SOP Manajemen Registrasi & Mobilisasi Massa: Sistem pendaftaran peserta event (baik online maupun offline) dan pengaturan alur masuk/keluar penonton/peserta.

·  SOP Penanganan Teknis (Gelar Wicara/Lomba): Protokol pemanggilan juri, penilaian lomba, pengaturan rundown yang ketat, dan pemberian hadiah (awarding).

7.      SOP BIDANG HUMAS & KEMITRAAN

Menjadi jembatan komunikasi antara tim kolaborasi dengan pihak eksternal (birokrasi kampus, perangkat desa, tokoh masyarakat, atau sponsor).

·  SOP Birokrasi & Perizinan: Alur pengurusan surat izin pengabdian dari Universitas Jember ke tingkat Lurah/RT-RW setempat.

 

·  SOP Hubungan Pemangku Kepentingan (Stakeholder Relations): Tata cara menyambut dan mendampingi kunjungan pimpinan kampus (Rektor/Dekan), direksi lembaga, atau pejabat daerah di lokasi kegiatan.

·  SOP Kerja Sama & Sponsorship: Prosedur pengajuan proposal kemitraan kepada pihak ketiga, negosiasi, hingga penyusunan Memorandum of Understanding (MoU).

8.      SOP BIDANG MEDIA & PUBLIKASI

Bertanggung jawab atas citra digital, dokumentasi, dan penyebaran luasan dampak proyek ini ke publik.

·  SOP Dokumentasi Kegiatan (Foto & Video): Panduan sudut pengambilan gambar (angle) yang etis, estetis, representatif, serta penyimpanan aset digital (cloud/drive).

 

·  SOP Produksi & Approval Konten Media Sosial: Alur pembuatan desain/video, penulisan caption, hingga proses persetujuan (QC) sebelum diunggah di akun The Jannah Institute atau media sosial Universitas Jember.

·  SOP Hubungan Media (Media Relations): Tata cara penulisan siaran pers (press release) dan distribusi berita ke media massa lokal/nasional.

9.      SOP RELAWAN / ANGGOTA

Mengatur mahasiswa atau eksternal yang bergabung untuk membantu jalannya proyek pengabdian.

·  SOP Rekrutmen & Orientasi Relawan: Proses seleksi, wawancara, dan pembekalan (onboarding) mengenai visi kolaborasi ini.

 

·  SOP Kode Etik & Pembagian Tugas: Aturan berperilaku, batasan interaksi dengan masyarakat lokal, kewajiban absensi, dan jam kerja relawan.

·  SOP Apresiasi & Sanksi: Mekanisme pemberian penghargaan (misal: Volunteer of the Month, sertifikat khusus) serta teguran jika ada pelanggaran komitmen.

10.  SOP PELAKSANA KEGIATAN DI LAPANGAN

Tim yang bersentuhan langsung dengan operasional harian di lokasi pengabdian (biasanya gabungan mahasiswa dan tim lapangan lembaga).

·  SOP Kedatangan & Koordinasi Harian: Briefing pagi sebelum kegiatan dimulai dan evaluasi singkat (debriefing) setelah kegiatan selesai setiap harinya.

 

·  SOP Manajemen Logistik & Perlengkapan: Prosedur pengambilan, penyimpanan, dan pengembalian alat-alat operasional (sound system, laptop, proyektor, banner, dll.).

 

·  SOP Manajemen Krisis & Tanggap Darurat: Protokol jika terjadi kecelakaan lapangan, gangguan cuaca (hujan saat event outdoor), pemadaman listrik, atau konflik sosial di lokasi.

 

·  SOP Pelaporan Harian & Keuangan Lapangan: Tata cara pencatatan pengeluaran sekecil apa pun di lapangan beserta pengumpulan nota/kuitansi fisik untuk LPJ (Laporan Pertanggungjawaban).